チェックリストを仕事に活用する

チェックワークを仕事に活用する

チェックーワークを上手に活用すると、定期的な仕事を実行する際に以前よりもスムーズに進めることができます

ここでは、仕事への活用法の例を述べていきます

中小企業経理部が必要とする、経理の『月次業務』と『年次業務』

部署内でのコミュニケーションがスムーズ!急に休んでも安心

部署でグループを作成すると部署内での経理業務の共有が可能です

作業が完了したカードにはチェックを入れていくので、引継ぎも簡単になります

今までは、『ここはここまでやって、こうだから、こんな感じでお願いします』と業務の詳細説明をしていた引継ぎも、チェックワークを利用すると、『ここからお願いします』、とURLを伝えるだけなので、複数メンバーでもコミュニケーションがスムーズ

体調不良などで急に休んでも、手順やどこまでやったかが一目瞭然なので、他の人がチェックワークを見るだけで続きの業務を進めることも可能です

どこでも見れるので、どこにいても作業の進捗確認が可能です

実際の作業者だけでなく、管理者や他のメンバーも進捗確認できるので、業務の透明性と確実性もUP!

チェックしたカードはスマートに畳まれます

カードのリンクのコピーも可能

部署内での

マニュアルが常に最新!

今までは、紙ベースのものやドキュメントファイルに書かれていたマニュアルだったため、作業をしながらの更新が手間なので手順が古く、実際の作業手順とマニュアルが異なることも

チェックワークでは、作業をしながらすぐにカードの修正ができるので、常に新しいマニュアルに更新できます

会計ソフト操作画面等のキャプチャやリンクを貼ったり、文章だけでなく内容の編集が自由にできるので、

  • 請求書等の書類はどこに保管するのか

  • そのデータはどこにあるのか

  • どのような操作をするのか

などチェックワークを見るだけ業務がラクラク!

常に最新な詳細マニュアルなので、新人教育にも活用できます

また万が一ミスが起きてもチェックワークに書かれた手順を見直し、すぐに修正できるのでミスの再発防止にも繋がります

リンクを貼ったり、画像を挿入したり、文字のデザインを決めることができます

見やすい手順にカスタマイズできます!

マニュアルが常に最新

今までグーグルカレンダーなどで管理していた業務の管理が、わかりやすく簡単に!

完了日を設定するとダッシュボードに表示され、今日中、今週中、来週中、それ以降に分けて表示してくれるので、視覚的にも作業のめどが立てやすくなります

やるべきことが見える化されているため、予定が立てやすくなります

年に一度だけど、とても大切な、年末調整や年次決算の業務も、チェックワークのダッシュボードに表示されるので、漏れなく確実にこなします

「今日中」、「今週中」、「来週中」、「それ以降」で分割して見やすくなります

完了予定日が決まっていれば、翌月以降の作業も表示されます

今までグーグルカレンダー

企業の開発部で使用する、案件獲得から納品までのルール

違うポジションの人たちの連携も上手くいく!

業務で大切な人と人のコミュニケーションをつくることが可能です

プロジェクトを進める上で社外にいる営業者と社内にいる設計者とのコミュニケーションはとても大事です

コメント機能や担当者変更機能を使うことで営業者、設計者、開発者、試験者などポジションが違っても、人と人との連携が遠隔に離れたところからでも可能になります

チェック項目のコメント機能で「今ここの設計はどなってますか?」と営業者が聞いて、担当者を設計者に変更すれば今そのタスクは自分に振られているということを明確に認識できます

複数の会員とやり取りをすることができます

担当者を設定することで、もれなくメンションを送ることができます

違うポジションの人たちの連携も上手くいく!

機能が充実していて管理しやすい

タスク管理のアプリケーションはいろいろあると思いますが、チェックワークは権限設定や同じページのコピーの作成が可能です

チェックを入れる人の権限を制限することによって権限者以外の人がチェックをいれることができなくなり、チェックワークを厳重に管理ができます

複製機能を使えば、ページがコピーできてそのページをベースに新たなチェック項目の追加や不要なチェック項目を省いたりしてカスタマイズがすぐできます

チェックを入れる人の制限をかけることができます

機能が充実していて管理しやすい

複製を行うことで、一つのチェックリストを元に作業を進めることができます

複製の例

納品まで漏れなくスケジュール通りに

開発において設計、実装、テスト、納品までの流れをチェックワークを使えば漏れがなくスケジュール通りに業務ができます

システム開発において、設計段階でお客様の要望が漏れていたら、実装段階でそれに気づき、工数が余計に増えることがあります

こういったことを事前に防ぐためにチェックワークで設計に漏れがないかどうかを確認しながらプロジェクトがすすめられます

また、チェックした項目を達成率として「%」で表示しているので、現在の進行状況がイメージしやすいです

スケジュール通りにプロジェクトが進められているのか?遅れているのか?というのを

  • 90%だから予定通り!って思ったり

  • 50%だからちょっと焦る

といった気持ちになってスケジュールの進捗率がイメージしやすいです

確認項目が一覧で表示されます

「達成率」と「作業時間」が表示されるので、ひと目で進捗率がイメージできます

マニュアルが常に最新